Privacyreglement Praktijk Broens

Versie oktober 2018

Algemene bepalingen

 

Artikel 1              Begripsomschrijvingen

 

1.1          Persoonsgegevens

Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

 

1.2          Medische of psychologische gegevens

Persoonsgegevens direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van betrokkene, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van gezondheidszorg in het kader van zijn beroepsuitoefening.

 

1.3          Persoonsregistratie

Een samenhangende verzameling (geautomatiseerd dan wel niet geautomatiseerd) van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens voor zover deze in het kader van de zorgverlening zijn verzameld.

 

1.4          Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie

Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet verband met andere gegevens zijn verkregen.

 

1.5          Verantwoordelijke van de persoonsregistratie

De in artikel twee genoemde instelling die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie, doel en middelen vaststelt en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van dit reglement.

 

1.6          Betrokkene

Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.

 

1.7          Beheerder van de persoonsregistratie

Degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.

 

1.8          Bewerker van de persoonsregistratie

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

 

1.9          Gebruiker van de persoonsregistratie

Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.

 

1.10       Klachtencommissie

De door de organisatie ingestelde commissie die belast is met de behandeling van klachten op het gebied van cliëntenzorg.

 

 

Artikel 2              Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing binnen Praktijk Broens te Groningen en heeft betrekking op de in de bijlage genoemde persoonsregistraties. Deze bijlagen vormen één geheel met dit reglement.

 

 

Artikel 3              Doel van de persoonsregistratie

 

3.1         Doelstellingen cliënten

De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit privacy reglement van toepassing is:

  1. Een deskundige uitvoering van de begeleiding en/of dagbesteding die door Praktijk Broens wordt geleverd.
  2. Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens, (mede) verkregen op grond van de in de persoonsregistratie opgeslagen gegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van Praktijk Broens.
  3. Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole.
  4. Het financieel afhandelen van de geboden zorg aan de cliënt.
  5. Het verantwoorden van Praktijk Broens aan de betreffende gemeente conform de regelgeving.
  6. Het evalueren en onderzoeken van de begeleiding of dagbesteding.

 

3.2          Doelstellingen medewerkers

De doelstellingen van de persoonsregistratie waarop dit reglement van toepassing is:

  1. Een goede uitvoering van personeelsbeleid die door Praktijk Broens wordt geleverd.
  2. Het vastleggen en beschikbaar stellen van gegevens, (mede) verkregen op grond van de in de persoonsregistratie opgeslagen gegevens, ten behoeve van een doelmatig beleid en beheer van Praktijk Broens.
  3. Het stimuleren van een permanente vorm van kwaliteitscontrole
  4. Het financieel afhandelen van salaris en overige vergoedingen
  5. Het verantwoorden van Praktijk Broens aan de uitvoeringsinstanties, belastingdienst e.d. conform de regelgeving
  6. Het evalueren en onderzoeken van personeelsbeleid en arbeidsmarkt ontwikkelingen.

 

3.3          Doeleinden

De verantwoordelijke zal geen gegevens in de persoonsregistratie opnemen of bewaren voor andere doeleinden dan hierboven en in de bijlagen worden genoemd.

 

Artikel 4              Werking van de persoonsregistratie

 

4.1          Werking van de registratie

De werking van de persoonsregistraties wordt nader beschreven in de bijlagen.

 

4.2          Verantwoordelijkheid van verantwoordelijke

De verantwoordelijkheid is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn handelen met betrekking tot de werking van de persoonsregistratie en de vertrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De verantwoordelijke is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet-naleven van dit reglement.

 

4.3         Verantwoordelijkheid van bewerker

De verantwoordelijke verplicht de bewerker dit reglement na te leven. De taken, rechten en verplichtingen van de bewerker worden door de verantwoordelijke schriftelijk vastgelegd. De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd. De ter zake getroffen regeling is bij de bewerker in te zien.

 

4.4          Voorzieningen

De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten, die hij onder zicht heeft.

 

Artikel 5              Opgenomen gegevens

 

De persoonsregistratie kan ten hoogste de volgende gegevens categorieën bevatten:

  1. Personalia/identificatiegegevens
  2. Financieel/administratieve gegevens
  3. Medische en psychologische gegevens

Deze gegevens worden nader gespecificeerd in de bijlagen

 

Artikel 6              Vertegenwoordiging

 

6.1          Cliënten/medewerkers van 18 jaar en ouder

Indien de betrokkene van de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, niet onder curatele staat of ten behoeve van hem niet het mentorschap is ingesteld – in dit geval treedt de curator of mentor in diens plaats – dan treedt degene in de plaats van de betrokkene die door hem daartoe op een eerder moment schriftelijk is gemachtigd. Ontbreekt zodanige persoon, of treedt deze niet op, dan treedt in plaats van de betrokkene diens echtgenoot of andere levensgezel, tenzij deze persoon dat niet wenst, dan wel, indien ook zodanige persoon ontbreekt, diens ouder, kind broer of zus, tenzij deze persoon dat niet wenst.

 

6.2          Machtigen

Indien de betrekken de leeftijd van achttien jaar heeft bereikt en in staat is tot een redelijke waardering van zijn belangen, heeft hij de mogelijkheid een ander persoon schriftelijk te machtigen in diens plaats te treden.

 

6.3          Vertegenwoordiger

De persoon, die in de plaats treedt van de betrokkenen, betracht de zorg van een goed vertegenwoordiger. Hij is gehouden de betrokkene zoveel mogelijk bij de vervulling van zijn taken te betrekken.

 

6.4          Verplichtingen verantwoordelijke

De verantwoordelijke komt zijn verplichtingen die voortvloeien uit wet en reglement, na jegens de vertegenwoordiger van de betrokkene, tenzij die nakoming niet verenigbaar is met de zorg van een goede verantwoordelijke.

 

Rechten van betrokkenen en gebruik van Persoonsgegevens

 

Artikel 7              Kennisgeving

 

7.1          Algemene kennisgeving

De verantwoordelijke zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan de registratie(s) en van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.

 

7.2          Specifieke kennisgeving

Indien andere doelen dan zorgverlening en zorgondersteuning een doelstelling vormen van de registratie(s), heeft de verantwoordelijke de plicht de betrokkene vooraf gericht te informeren omtrent de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd, een en ander met inachtneming van het in artikel 3 bepaalde.

 

Artikel 8              Verstrekking van gegevens

 

8.1          Toestemming voor verstrekking van gegevens

Tenzij zulks noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift of het een geval betreft als genoemd in de leden 2,3,4 of 5 is voor vertrekking van persoonsgegevens aan derden de gerichte toestemming van de betrokkene vereist. Indien verstrekking buiten de doelstelling van de registratie valt, dient de toestemming schriftelijk verleend te worden.

 

8.2          Verstrekking van gegevens binnen de instelling

Binnen de instelling van de verantwoordelijke van de persoonsregistratie kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan:

  1. Degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de betrokkene, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben
  2. Aan personen en instanties, wier taak het is de verleende zorg te controleren en te toetsen

 

8.3          Verstrekking van gegevens buiten de instelling

 

8.3.1      Verstrekking van gegevens van cliënten buiten de instelling

Buiten de instelling van de verantwoordelijke van de persoonsregistratie kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taakuitoefening noodzakelijk aan:

  1. Degene, die rechtstreekst betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de betrokkene, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben.
  2. Aan de WMO van de betreffende gemeenten ten behoeve van de financiering van de hulpverlening.

 

8.3.2      Verstrekking van gegevens van medewerkers buiten de instelling

Buiten de instelling van de verantwoordelijke van de persoonsregistratie kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover hun taak uitoefening noodzakelijk aan:

  1. Pensioenfonds
  2. Uitvoering- en uitkeringsinstanties
  3. Belastingdienst
  4. Arbo inspectie
  5. Verzekeringsmaatschappijen ten behoeve van persoonlijke verzekeringen
  6. Accountant voor loonadministratie

 

8.4          Anonieme gegevens

Indien de persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat zij redelijkerwijs niet tot de individuele persoon herleidbaar zijn, kan de verantwoordelijke beslissen deze te verstrekken ten behoeve van doeleinden die verenigbaar zijn met het doel van de registratie.

 

8.5          Registratie verstrekking gegevens

Van alle gegevensverstrekkingen aan derden anders dan op grond van lid 2,3 en 4 worden door de verantwoordelijke een register bijgehouden. De in dit register vermelde gegevens worden gedurende twee kalenderjaren bewaard, tenzij zij in het kader van een procedure langer bewaard moeten blijven. De verantwoordelijke deelt de betrokkene op diens verzoek schriftelijk binnen vier weken mede of zijn/haar persoonsgegevens in het jaar voorafgaand aan het verzoek uit de persoonsregistratie aan derden zijn verstrekt.

 

Artikel 9              Toegang tot persoonsgegevens

 

9.1         Toegang tot persoonsgegevens

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de beroepsoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. Voorts hebben toegang tot persoonsgegevens uit de registratie de beheerder en de bewerker, voor zover dit in het kader van beheer en bewerking noodzakelijk is.

 

9.2          Toegang tot persoonsgegevens door de verantwoordelijke

De verantwoordelijke heeft als zodanig geen toegang tot de betrokken persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als verantwoordelijke.

 

Artikel 10            Inzage en afschrijft van opgenomen persoonsgegevens

 

10.1       Inzage in persoonsgegevens

De betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens.

 

10.2       Termijn van inzage en/of afschrift

De gevraagde inzage ne/of het gevraagde afschrift zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken plaatsvinden

 

10.3       Beperkingen voor inzage en afschrijft

Een mogelijke beperkingsgrond voor inzage en afschrijft kunnen zijn gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de verantwoordelijke daaronder begrepen. Indien door de verantwoordelijke inzage wordt geweigerd, wordt deze weigering met reden omkleed schriftelijk binnen vier weken medegedeeld aan verzoeker.

 

10.4       Procedure aanvraag inzage en/of afschrift

De procedure tot inzage en/of afschrift is als volgt:

  1. Een verzoek tot inzage wordt door de betrokkene schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke
  2. De beheerder draagt zorg voor de behandeling van dit verzoek.
  3. De beheerder informeert vooraf een eventueel betrokken gebruiker van het verzoek
  4. Inzage vindt plaats binnen vier weken na ontvangst van het verzoek
  5. Inzage kan indien de betrokkene zulks wenst, plaatsvinden onder begeleiding van een medewerker van Praktijk Broens.
  6. Voor inzage plaats kan hebben dient de verzoeker zich te legitimeren. De verantwoordelijke draagt zorg voor een deugdelijk vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

 

10.5       Kosten van afschrift.

Voor de verstrekking van een afschrijft mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht. Onder een redelijke vergoeding wordt verstaan: Voor kopieën van teksten op A4-formaat tot een maximum van 100 pagina’s mag een bedrag van ten hoogste €4,50 in rekening worden gebracht.

 

Artikel 11            Aanvullingen, correcties of vernietiging van opgenomen persoonsgegevens

 

11.1       Aanvulling van de persoonsgegevens

Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkenen afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.

 

11.2       Correctie van persoonsgegevens

De betrokkene kan verzoeken om correctie van op hem betrekking hebbende in de registratie opgenomen gegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de registratie onvolledig of niet ter zake dienend te zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift.

 

11.3       Vernietiging persoonsgegevens

De betrokkene kan verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens.

 

11.4       Beslissing tot correctie

De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot correctie zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

 

11.5       Beslissing verantwoordelijke

De verantwoordelijke deelt zijn beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek tot correctie of vernietiging schriftelijk aan de betrokkene mee. Een weigering is met redenen omkleed.

 

Artikel 12            Bewaartermijnen

 

12.1       Bewaartermijnen cliënten

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoelang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel tien jaren, te rekenen vanaf het tijdstrip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer dan redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

 

12.2       Bewaartermijnen medewerkers

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoelang de in de registratie(s) opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Deze bewaartermijn is in beginsel zeven jaren, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de medewerker uitdienst is getreden, of zoveel langer dan redelijkerwijs uit het personeelsbeleid voortvloeit.

 

12.3       Verstrijken van bewaartermijn en  vernietiging van gegevens

Indien de bewaartermijn is verstreken, worden de desbetreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietiging, zulks binnen een termijn van één jaar. Vernietiging blijft evenwel achterwege wanneer redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de betrokkene, alsmede bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of indien daarover gegevens zodanig zijn bewerkt dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

 

Artikel 13            Overdracht van opgenomen persoonsgegevens

 

13.1       Overdracht van gegevens

De betrokkene heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen verantwoordelijke. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de verantwoordelijke. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de verantwoordelijke jegens de financier van de verleende zorg tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die zorg een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.

 

13.2       Overdracht van gegevens bij beëindiging (zorgverlening) instelling

In geval de verantwoordelijke het voornemen heeft tot overdracht van door hem gehouden persoonsgegevens in verband met de beëindiging van diens instelling, dient de verantwoordelijke door middel van een herhaalde advertentie in een of meer regionale kranten of een maatregel van gelijke strekking betrokkenen over de voorgenomen overdracht te informeren, opdat deze voldoende kans wordt geboden tegen het voornemen bezwaar te maken.

 

 

Artikel 14            Klachten

 

14.1       Klachten inzake nalevering reglement

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke van de registratie.

 

14.2       Klachtenafhandeling

Indien dit voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem acceptabel resultaat, heeft de betrokkene de volgende mogelijkheden. Deze kan gebruik maken van een binnen de instelling functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling. De betrokkene kan zich ook tot het College bescherming persoonsgegevens wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. Dit dient te geschieden binnen een termijn van acht weken na ontvangst van het antwoord van de verantwoordelijke of, indien de verantwoordelijke niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, binnen acht weken na afloop van die termijn. Een en ander laat onverlet de mogelijkheid een beroep te doen op de rechter waarvoor dezelfde termijn geldt als voor het inschakelen van het College bescherming persoonsgegeven.

 

Overgang- en slotbepalingen

 

Artikel 15            Looptijd van de registratie

Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie

 

Artikel 16Wijzigingen van het reglement

Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke. De wijzigingen in het reglement zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan belanghebbenden.

 

Artikel 17 Inwerkingtreding

Dit reglement is per 01-10-2018 in werking gereden en bij de verantwoordelijke in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs afschrijft van dit reglement worden verkregen. Dit reglement is van toepassing op de volgende gehouden persoonsregistraties:

 

  1. Bijlage 1 Registratie cliënten in de functie: individuele begeleider en/of dagbestedingsbegeleider op locatie van Praktijk Broens
  2. Bijlage 2 Algemene registratie medewerkers.

 

Bijlage 1             

Registratie cliënten in de functie individuele begeleiding en/of dagbestedingsbegeleider op locatie van Praktijk Broens

 

Van de cliënten die zorg- of hulpverlening van de instelling ontvangen of hebben aangevraagd kunnen gegevens worden opgenomen. Het betreft de volgende gegevens:

 

Personalia/identificatiegegevens

  1. Naam, adres, postcode, woonplaats
  2. Identificatienummer
  3. BSN-nummer
  4. Geboortedatum
  5. Geslacht
  6. Telefoonnummer
  7. Burgerlijke staat
  8. Cliëntnummer/registratienummer

 

Financieel/administratieve gegevens

  1. CAK registratienummer
  2. Uren verleende zorg

 

Medische en psychologische gegevens

  1. Hulpverleningsgeschiedenis
  2. Gevraagde, geïndiceerde en toegewezen soort en hoeveelheid zorg, en tevens verleende zorg.
  3. Gegevens betreffende de samenstelling van het huishouden waartoe de cliënt behoort, voor zover noodzakelijk voor de zorgverlening.
  4. Medische gegevens voor zover noodzakelijk voor de goede uitvoering van de zorgverlening, zoals een begeleidingsplan en/of behandelplan.

 

Verkrijging van gegevens

De gegevens kunnen worden verkregen:

  1. Bij de betrokkene zelf
  2. Bij de gebruikers van de overige door de verantwoordelijke ingestelde registraties
  3. Bij eventuele behandelaar.

 

Bijlage 2:

 

Registratie medewerkers

Van de medewerkers in dienst zijn bij Praktijk Broens kunnen gegevens worden opgenomen. Het betreft de onderstaande gegevens.

 

Personalia/identificatiegegevens

  1. Naam, adres, postcode, woonplaats
  2. Identificatienummer
  3. BSN-nummer
  4. Geboortedatum
  5. Geboorteplaats
  6. Geslacht
  7. Telefoonnummer
  8. Burgerlijke staat
  9. Personeelsnummer
  10. Pensioen gegevens
  11. Opleidingsgegevens
  12. Diploma’s
  13. Gegevens met betrekking tot werkervaring
  14. VOG

 

Financieel/administratieve gegevens

  1. Inkomensgegevens ten behoeve van het vaststellen van de hoogte van het salaris, pensioen, of eventuele aanvullingen op het salaris
  2. IBAN gegevens
  3. Taal aantal gewerkte uren
  4. Totaal van toeslagen
  5. Totaal van onkosten- en/of reiskostenvergoedingen

 

Medische gegevens

  1. Datum ziek- en herstelmeldingen
  2. Medische gegevens met betrekking tot re-integratie verslag ten behoeve van Wet Verbetering Poortwachter

 

Verkrijgen van gegevens

De gegevens kunnen worden verkregen:

  1. Bij de betrokkene zelf
  2. Bij de gebruikers van de overige door de verantwoordelijke ingestelde registraties.